如何讓辦公環(huán)境創(chuàng)造價值？

2015-11-26 12:18:52

辦公環(huán)境的合理性常常會影響流程的質(zhì)量與效率。改善辦公環(huán)境，提高效率，已經(jīng)成為企業(yè)健康發(fā)展的一個戰(zhàn)略性要素，這是企業(yè)管理研究細(xì)化的必然趨勢。離開良好的辦公環(huán)境的支持，縱有完美的戰(zhàn)略、高效的流程、先進(jìn)的技術(shù)，也可能難以對公司的效率與效益有所幫助。目前許多國內(nèi)企業(yè)正在著手更新辦公環(huán)境的布置，然而從前期規(guī)劃直至具體執(zhí)行，很多時候往往都疏忽了管理上的真正需求。

傳統(tǒng)企業(yè)的主要問題

頭頂上的燈光昏暗不堪；腳下的布線有如千頭萬緒；大大小小的科室封閉分割；無論走進(jìn)哪一間，總是壇壇罐罐、雜處一室；一邊密不透風(fēng)，另一邊卻疏可走馬；領(lǐng)導(dǎo)辦公室常常位于走廊的幽幽盡頭，給人一種高深莫測的感覺。

這種不合理的不僅僅是一個簡單的裝修布局問題，而是說明企業(yè)管理者沒有認(rèn)識到辦公環(huán)境對企業(yè)效率的影響。普遍來講，國內(nèi)企業(yè)的辦公環(huán)境存在以下主要問題：

1.辦公室內(nèi)部的色彩與照明搭配不協(xié)調(diào)，容易造成壓抑的心態(tài)甚至視覺污染，影響人員的勞動效率

2.條條塊塊的封閉性布局以及不合理的分割，不利于部門之間進(jìn)行有效的溝通與協(xié)作；

3.企業(yè)信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃設(shè)計(jì)與維護(hù)管理，辦公區(qū)域內(nèi)線路鋪設(shè)雜亂，各種系統(tǒng)互相獨(dú)立，資訊流通存在障礙；

4.辦公用品與家具的擺布過于隨意，導(dǎo)致辦公空間的浪費(fèi)或擁擠現(xiàn)象并存，影響人員的有效活動能力與正常的工作心態(tài)。

企業(yè)的各種內(nèi)部管理機(jī)制在這樣的辦公環(huán)境條件下運(yùn)轉(zhuǎn)，其結(jié)果可想而知。如果我們真正認(rèn)識到了辦公環(huán)境的優(yōu)劣與企業(yè)效率之間的關(guān)系，那么就應(yīng)該在實(shí)施企業(yè)重組活動的同時，將辦公環(huán)境的改善也作為需要達(dá)成的目標(biāo)之一，并真正與其他管理變革的措施有效結(jié)合，相得益彰地去推進(jìn)管理者想要達(dá)成的境界。

效率決定標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)辦公環(huán)境的衡量尺度相對簡單，最基本的只有一條：是否能夠提升管理效率。換言之，我們評價一家公司的辦公環(huán)境是否優(yōu)劣，并不在乎占地是否寬敞、陳設(shè)是否豪華，而更多地著眼于辦公環(huán)境是否能夠整合企業(yè)管理中的各種資源，是否能夠與企業(yè)管理優(yōu)化的各項(xiàng)活動相銜接，是否能夠最終有助于公司既定戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。

建筑師往往關(guān)注的是外形的簡約和結(jié)構(gòu)的安全；室內(nèi)設(shè)計(jì)師總是醉心于色彩的協(xié)調(diào)、材料的質(zhì)感；而作為企業(yè)辦公環(huán)境的主人，管理者們必須從業(yè)務(wù)活動的需要出發(fā)，充分利用環(huán)境所賦予的優(yōu)勢，最大化地去激發(fā)、創(chuàng)造出員工的工作效率。從某種意義上講，與采購、生產(chǎn)與銷售等功能一樣，辦公室環(huán)境布置也是一種創(chuàng)造企業(yè)價值的活動。

創(chuàng)造高效率的途徑

科學(xué)的辦公室布置可以創(chuàng)造出高效率。管理效率本身可以具體表現(xiàn)為員工完成某項(xiàng)特定任務(wù)的周期。業(yè)務(wù)流程、溝通技術(shù)、人這三者常常成為管理效率的直接表現(xiàn)對象，因此它們與辦公環(huán)境之間的關(guān)系就成為我們優(yōu)化辦公室布置的基本考量。

優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

流程是指在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)活動，這些活動的進(jìn)行總是要依托一定的外部環(huán)境的，因此辦公環(huán)境的合理性也常常會影響流程的質(zhì)量與效率。

新加坡某大型銀行曾經(jīng)在其國際結(jié)算部門實(shí)施過與業(yè)務(wù)流程改造相配合的辦公環(huán)境調(diào)整項(xiàng)目。

管理層通過重新安排信用證申請、開立、復(fù)核、二審、終審等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的座位設(shè)置，并配合以電腦終端的合理布線與辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)化，大大提高了信用證業(yè)務(wù)的工作效率，縮短了客戶服務(wù)周期，獲得了不錯的市場反饋與業(yè)績提升。

現(xiàn)代化的溝通技術(shù)

良好的溝通會帶來效率的改善，現(xiàn)代信息技術(shù)的高度發(fā)達(dá)，也為辦公環(huán)境中的信息交流提供了前所未有的強(qiáng)大功能。

一些企業(yè)在醞釀實(shí)施ERP、CRM、SCM等大型系統(tǒng)軟件的時候，往往只注重實(shí)物資源與有形數(shù)據(jù)，常常忽視了人員溝通對于空間提出的需要，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施的效果不盡如人意。

在國際標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證體系中，ISO9241就是一個關(guān)于辦公環(huán)境下交互式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的人類工效學(xué)國際標(biāo)準(zhǔn)，它由17個部分組成，根據(jù)人類工效學(xué)和可用性原理，結(jié)合辦公環(huán)境的要求，分別對各種硬件交互設(shè)備屬性和軟件用戶界面設(shè)計(jì)問題作了詳細(xì)的規(guī)定和建議。

以人為本

現(xiàn)代辦公環(huán)境設(shè)計(jì)需要關(guān)注的正是與人類日常工作相關(guān)的一些規(guī)律，即如何從環(huán)境設(shè)計(jì)的角度去促進(jìn)人們更好、更有效率地工作。今天，許多企業(yè)設(shè)立了"腦力激蕩廳"、"遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)中心"、"先進(jìn)管理實(shí)驗(yàn)室"等專門功能區(qū)域，目的正是在于有效調(diào)動員工的創(chuàng)造能力、決策支持能力和持續(xù)學(xué)習(xí)能力，幫助他們獲得一個調(diào)整心態(tài)、不斷進(jìn)取的良好環(huán)境。

許多國外企業(yè)在考慮內(nèi)部環(huán)境設(shè)置時，就已經(jīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略文化所要傳達(dá)出的意境，從布局、色彩、照度、陳設(shè)、家具、徽標(biāo)、字體等多種方面加以配合，使得人們身處彼時彼地的環(huán)境之中就已經(jīng)能夠充分體驗(yàn)到公司文化的內(nèi)涵。

必須考慮成本

管理者們過多地強(qiáng)調(diào)環(huán)境初始營建的成本，卻總是忽視辦公環(huán)境維護(hù)的成本。就像現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)重組活動不是一朝一夕的事情，與企業(yè)重組相關(guān)的辦公環(huán)境維護(hù)也應(yīng)該是長期的、持續(xù)的。

而且對于不同類型的企業(yè)而言，這兩種成本的比例關(guān)系也是不盡相同的。國內(nèi)有些企業(yè)，片面喜歡追求巨大奢華的辦公場地，常常導(dǎo)致總面積居高不下，維護(hù)與重置費(fèi)用相當(dāng)可觀。因此對于一家理性的企業(yè)來說，合適的辦公面積、精良的辦公陳設(shè)才是最實(shí)際、最有效的選擇。

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